Hasta el momento nos habíamos resistido, pero el fenómeno de Marie Konodo sigue y cada vez llega a más sitios. Parte de su gran éxito es que es un sistema universal que cualquiera puede usar fácilmente para eliminar el desorden. Y este sistema se puede aplicar a cualquier cosa, como por ejemplo a nuestros archivos, fotos, applicaciones, colecciones de series, etc.
No vamos a seguir paso a paso el sistema de la japonesa, pero sí poner en práctica alguna de sus ideas para organizar nuestros archivos y evitar lo que podemos llamar como «Síndrome de Diógenes Digital».
Síndrome de Diógenes digital
El síndrome de Diogenes tradicional hace que quienes lo padecen acumulen objetos sin control. Este hecho dificulta la vida de los enfermos que padecen este síndrome y sus relaciones sociales en gran medida. Su equivalente digital, no es tan dañino a priori, pero sí más difícil de descubrir.
El caso es que, sin llegar a extremos de acumulación enfermizos, muchos de nosotros tendemos a guardar demasiados archivos, fotos, programas, etc. Hoy vamos a intentar descubrir cómo podemos organizar al menos un poco todo esto.
La acumulación: añoranza y miedo
Las principales causas de acumulación son dos: la añoranza del pasado y el miedo al futuro. Y todos caemos en algún momento en alguno de estos dos pecados.
En cuanto a archivos digitales, la añoranza del pasado se refleja sobre todo en las fotos. ¿Realmente necesitamos tantas fotos iguales de nuestro gato? Por otra parte el miedo al futuro lo vemos en casos como «¿Y si borro ese documento y luego lo necesito?» Si queremos hacer una limpieza, sea en nuestro hogar o en el ordenador, vamos a tener que lidiar con cualquiera de estos dos problemas.
El miedo al futuro es el más fácil de solucionar. Pues prácticamente cualquier archivo que esté dentro de esta problemática, será fácilmente recuperable si lo borramos. Por ejemplo: podemos recuperar la factura del teléfono al menos durante un año.
En cuanto a los archivos sentimentales, sobre todo las fotos, son irreemplazables. Por lo que tenemos que abordar este problema con más cuidado, lo veremos en los siguientes apartados.
El libro de Nagisa Tatsumi, «El arte de tirar», aborda con profundidad este miedo y la añoranza. Aparte de «La magia del orden» de Marie Kondo, es una buena manera para empezar a construir una vida ordenada. Puedes comprar los libros La magia del orgen | La felicidad después del orden en un pack.
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¿Por qué evitar la acumulación digital?
Aunque a primera vista tener 20.000 fotos metidas en 2 o 3 discos duros no parece un gran problema, la incomodidad se ve cuando tenemos que encontrar una imagen concreta.
La principal razón para evitar la acumulación de archivos y deshacerse de los que nos sobren es facilitarnos la vida. Si nos quedamos solo con las fotos que más nos gusten, las series que sí nos gustan y que vemos una y otra vez, y los documentos necesarios, será mucho más sencillo mantener un archivo.
Por otra parte, si lo guardamos todo, vamos a necesitar más espacio y/o más discos duros, lo que significa más gasto y un sistema de clasificación mucho más complejo y engorroso.
Significado de Spark Joy
La primera premisa de Marie Kondo es quedarte solo con lo que te «hace feliz». La expresión se ha traducido al inglés como Spark Joy (más o menos «hacer tilín» en español). Marie Kondo escribe en japonés y es un poco difícil de traducir por lo que vamos a explicar un poco este concepto.
Centrándonos en archivos digitales, la expresión Spark Joy puede significar:
- Hacer feliz: tienes una preciosa foto de tu familia, amigos que realmente te gusta y no te cansas de mirar porque te hace feliz.
- Utilidad: Mis facturas son un engorro pero me conviene conservarlas por si acaso. Lo mismo puede suceder con las garantías de productos, apuntes de clase y otros documentos importantes.
Consejo: pregúntate si tus archivos son útiles o te hacen feliz
Dada la cantidad de información con la que nos enfrentamos a diario, no tenemos más remedio que eliminar el desorden digital para ser felices. A grandes rasgos tenemos correos electrónicos, mensajes de whatsapp, documentos diversos, etc.
Para facilitar el manejo de nuestra vida digital es bueno revisar el número de archivos que tenemos. De esta forma es má fácil ordenar el espacio en nuestro ordenador, tablet y teléfono móvil.
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Consejo: empieza por lo más fácil
Como demostró Marie Kondo en su serie de Netflix, los mejores resultados se consiguen al llevar el sistema y personalizarlo para una persona, familia o conjunto de necesidades en particular. Nuestra necesidad es librarnos de los archivos digitales que nos estorban y lo mejor es comenzar por lo que más fácil nos va a resultar: las aplicaciones que no utilizamos.
Es fácil que tengamos varias apps en el móvil que no utilicemos y de las que podemos desprendernos fácilmente. En el ordenador seguro que tenemos instalados varios juegos de los que ni nos acordábamos, comienza por ellos.
Consejo: deja las fotos para el final
Las fotos digitales son el equivalente de la categoría de Marie Kondo con el nombre «fotos y objetos sentimentales» por lo que es algo más difícil deshacerse de ellas que de una simple aplicación.
A menudo tenemos muchas fotos similares en nuestros teléfonos. Así que podemos comenzar por eliminar las fotos que se parecen mucho entre ellas.
Todos nosotros tendemos a tomar fotos como si tuviéramos espacio ilimitado, ¿verdad? Establece un momento, bien al final del día, de la semana o una vez al mes, para revisartus fotos y ver cuál es la mejor. Solo guarda los mejores y borra el resto.
Consejo: como lidiar con un gran catálogo de imágenes
¿Tienes demasiadas fotos acumuladas? Comienza poco a poco. Normalmente los memes, las imágenes de Whatsapp, las capturas de pantalla y similares se pueden borrar sin más.
Guarda todas las fotos que tengas en el mismo sitio y distribúyelas de la forma más cómoda para ti. Por ejemplo en carpetas de año/mes/día. Una vez hecha esta primera clasificación, comienza a borrar de cada carpeta las que menos te gusten.
Este truco, sirve para situaciones en las que un proyecto es demasiado grande como para abordarlo en una sola sesión. Consiste en dividir el trabajo en «porciones» más manejables y abordarlo poco a poco.
Consejos para archivar tus vídeos personales
Al igual que con las fotos, acumulamos muchos archivos de vídeo. Respecto a vídeos personales, puedes guardar y clasificar todos en una carpeta dividida en años e incluso dejarlos con las fotos. Elimina los borrosos y los que tienen mala calidad.
En cuanto a las series y películas lo ideal es hacer una limpieza profunda. ¿Por qué? Pues porque:
- Lo más probable es que no vuelvas a ver una película o serie ya vista
- Los archivos de vídeo ocupan bastante espacio
- Si tienes una película guardada desde hace varios años, no es probable que la veas ahora
- Si borras una película o serie y luego te arrepientes, será fácil de conseguir de nuevo
Así que aquí nos remitimos a Marie Kondo: quédate solo con las series y películas que más te hayan gustado y las que suelas ver una y otra vez. El resto fuera, sin piedad.
Consejo: Documentos del hogar
La mejor manera es organizar los documentos importantescomo facturas, extractos bancarios y de todo tipo en una única estructura de carpetas. Para comenzar puedes crear una carpeta principal llamado hogar y luego continuar con una estructura del tipo:
- Hogar
- año 2019
- facturas
- teléfono
- electricidad
- agua
- banco
- préstamos
- facturas
- año 2019
Adapta la estructura a tus necesidades y así no perderás ningún documento.
Sin embargo, la verdad es que es muy raro que vayas a necesitar cualquiera de estos documentos, y es fácil conseguir una copia si la requieres por cualquier razón. Si aun así deseas conservar los documentos relativos a la casa en un lugar seguro, con mantener una copia desde hace 5 años será más que suficiente.
Consejo: Documentos del trabajo
Puedes manejar cualquier tipo de archivos como las fotos: agrúpalos en carpetas tipo año/mes/día o con otro sistema que te sea útil y limpia carpeta por carpeta.
En el trabajo se suelen acumular gran cantidad de documentos de diferente tipo. Archivos pdf, word, imágenes, hojas de cálculo, etc. No siempre es fácil ver como mantener un archivo coherente pero, si no queremos perder un precioso tiempo, tenemos que intentarlo.
La agrupación más sencilla es la cronológica, pero si tenemos clientes importantes puede que deseemos crear una carpeta específica para cada uno de ellos.
¿Qué archivos podemos eliminar? Esta es la pregunta más difícil. Legalmente algunos documentos se tienen que archivar hasta 5 años, así que podemos comenzar borrando los que tengan más de ese tiempo.
Otro tipo de archivos que podemos eliminar son lo de los clientes con los que ya no tenemos contacto. Si vuelven a nosotros lo más probable es que no necesitemos para nada lo que hayamos eliminado.
Consejos para diseñadores gráficos
Como sucede con los documentos del trabajo, los archivos de diseño se pueden agrupar tanto por cliente como por año/mes/día. Es a cada diseñador al que corresponde escoger la clasificación que le resulte más cómoda.
Lo bueno de los archivos de imagen y de foto, es que no ocupan tanto como los de vídeo profesional, por lo que resultará más fácil mantener un archivo extenso. Sin embargo, cuanto más grande sea nuestro portfolio, más difícil será de manejar y clasificar.
Podemos distinguir varios tipos de archivos utilizados por los diseñadores:
- Archivos de recursos para utilizar en varios trabajos: pueden ser recursos que hayamos adquirido online (como un conjunto de texturas) o bien recusos que hayamos creado nosotros mismos. El caso es que como diseñadores tendemos a acumular muchos archivos de este tipo, lo que nos dificulta la búsqueda de los mismos y su uso. Quédate sólo con los imprescindibles.
- Plantillas de diversos tipos: Las plantillas facilitan mucho nuestro trabajo, permitiéndonos disminuir el tiempo empleado en cada diseño. Te recomendamos que las conserves casi todas, a excepción de las duplicadas, y las que no utilices.
- Archivos de Photoshop de trabajos entregados: Salvo que se trate de un cliente recurrente, te recomendamos deshacerte de los archivos de Photoshop tras un tiempo prudencial. Para mí este va de unos seis meses a un año.
- Archivos vectoriales: no ocupan tanto espacio como los psd, por lo que podemos guardarlos durante más tiempo. Elimina los que no tengas previsto utilizar.
- Fotografía profesional: nunca se sabe cuando vas a necesitar cierta foto. Elimina las que no tengas derechos sobre ellas y las que técnicamente estén mal.
- Otros tipos de archivos: Existen multitud de programas de diseño, dibujo, y más. Dependiendo del peso de cada archivo, podemos conservarlos más o menos tiempo. Cíñete a tu instinto y guarda lo que consideres oportuno. Puedes borrar diseños más viejos y que no te gusten tanto y conservar una copia en jpg como recuerdo o muestra.
Consejos para archivar vídeo profesional
Sobra decir que el vídeo profesional ocupa un mucho espacio, pero también es imprescindible mantener un archivo bien ordenado. Lo primero para almacenar vídeo en alta calidad es disponer de un buen disco duro, una vez hecho esto podemos crear un archivo por temáticas, lugares, años, etc.
La propia clasificación de vídeos y clips, es algo muy personal de cada editor o empresa. Sin embargo, dejando de lado esto, os dejamos algunas recomendaciones e ideas.
¿Qué vídeos podemos eliminar?
- Vídeos y clips sobre los que no dispongamos de todos los derechos. En principio no vamos a poder reutilizarlos.
- Vídeos en baja calidad y con poco interés
- Clips específicos sobre una sola materia: por ejemplo una empresa concreta de la que tengamos imágenes
- Vídeos ya entregados a clientes y que no sean nuestros mejores trabajos
- Conferencias, congresos y similares. Ocupan mucho y no suelen ser reutilizables.
- Tomas multicámara de conciertos
¿Qué podemos guardar?
- Vídeos terminados de clientes para usar como muestra
- Clips neutros que podemos reutilizar para otros vídeos
- Vídeos en baja calidad que encajen en la defición de «archivos históricos»: por ejemplo una entrevista a un personaje muy importante
- Clips aparentemente poco útiles, pero de gran belleza: imágenes submarinas, de drones, amaneceres, etc. Seguro que encontraremos un sitio en dónde colocarlos.
- Clips cortos de conferencias interesantes
¿Qué es obligatorio conservar?
Cuando trabajaba para cierta empresa y todavía se usaban cintas DV, me hicieron borrar las susodichas cintas para reutilizarlas. El caso es que esas cintas correspondían a un trabajo aun en curso y que no se había entregado al cliente. También se borraron los archivos digitales por falta de espacio. El resultado es fácilmente imaginable.
No voy a entrar en pormenores sobre este tema, pero sí a daros un par de recomendaciones.
- Siempre hay que conservar los archivos de los trabajos en curso. Si no dispones de espacio, adquiere un disco duro o varios, tu reputación está en juego.
- Una vez terminado un trabajo es bueno establecer un tiempo más o menos fijo antes de eliminar por completo los archivos utilizados. A veces un cliente solicita un cambio y, si disponemos de los originales, será más fácil de realizar. Personalmente me gusta conservar estos vídeos y proyectos durante 1 año.
¿Qué más se puede aplicar de Marie Kondo a los archivos digitales?
Ordenar nuestros archivos digitales puede ser más difícil que ordenar nuestra casa. Hay al menos cierta certeza de que si buscas con suficiente tiempo en los armarios o los cojines del sofá, podrás encontrar ylo que buscas. Pero, a diferencia de nuestro hogar, desorden digital no tiene límite máximo.
Mantén a raya el número de discos duros que utilizas, sobre todos los externos. Revisa de vez en cuando tus archivos en la nube. Y haz una limpieza periódica en tu teléfono.
No te garantizamos que con estas ideas consigas un orden perfecto. Pero al menos habrás conseguido ahorrar un poco de espacio en tus dispositivos.
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